Upskilling & Reskilling
...όπως θα έπρεπε να είναι.
Μενού
Τα επαγγελματικά email αντικατέστησαν τις επαγγελματικές επιστολές εδώ και πολλά χρόνια. Ταυτόχρονα, η απάντηση σε ένα email απαιτεί πολύ λιγότερη προσπάθεια.
Γιατί, λοιπόν, το ποσοστό ανταπόκρισης στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται να μειώνεται;
Σκέψου ότι σε μια εποχή κατακλυσμού από πληροφορίες, γίνεται όλο και πιο δύσκολο για οποιονδήποτε να απαντά σε κάθε μήνυμα στα εισερχόμενά του, ακόμη και αν είναι σημαντικό.
Μπορείς όμως να διευκολύνεις τους παραλήπτες σου, φροντίζοντας τα επαγγελματικά email σου να περιλαμβάνουν αυτά τα πέντε βασικά στοιχεία.
Κάθε email που στέλνεις για επαγγελματικούς λόγους πρέπει να έχει μια περιεκτική αλλά και περιγραφική γραμμή θέματος.
Αυτό θα βοηθήσει τους παραλήπτες να προσδιορίσουν τη σημασία του.
Απόφυγε να βασίζεσαι στην αυτοματοποιημένη επιλογή “Σημασία: Υψηλή”, καθώς πολλοί άνθρωποι κάνουν υπερβολική χρήση αυτής της λειτουργίας. Αυτό μειώνει τον αντίκτυπο τέτοιου είδους email.
Είναι πλέον σύνηθες ο κάθε χρήστης να καταργεί εντελώς τους χαιρετισμούς στα email του.
Ωστόσο, ένας χαιρετισμός -και ειδικά προσωποποιημένος- μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να προσδιορίσουν εύκολα σε ποιον απευθύνεται ένα μήνυμα, ειδικά καθώς η κοινοποίηση και η απάντηση σε όλους έχει γίνει κοινή πρακτική.
Έχοντας αναφέρει τα παραπάνω, απόφυγε να απαντάς σε όλους, εκτός εάν όλοι στην αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει πραγματικά να διαβάσουν την απάντησή σου.
Το ίδιο ισχύει και για την κοινοποίηση σε πάρα πολλούς ανθρώπους σε ένα μόνο email.
Να είσαι επιλεκτικός/ή με τις πληροφορίες σου, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι αντιμετωπίζουν υπερφορτωμένα εισερχόμενα μηνύματα.
Η ορολογία και οι συντομογραφίες που προέρχονται από τη σφαίρα των άμεσων και των γραπτών μηνυμάτων, έχουν περάσει στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ακόμη και αν οι συνάδελφοι και οι πελάτες σου δεν σου επισημαίνουν αρνητικά τη χρήση τέτοιων συντομεύσεων, απόφυγε τη χρήση τους.
Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προωθηθεί σε έναν άλλο πελάτη ή σε έναν προϊστάμενο, ο οποίος μπορεί να ενοχληθεί λόγω της φαινομενικής έλλειψης δεξιοτήτων γραπτής επικοινωνίας που διαθέτεις.
Είναι καλό να είσαι φιλικός/ή και λίγο οικείος/α στα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χωρίς όμως να είσαι πολύ φλύαρος/η.
Βάλε τις ζωτικής σημασίας πληροφορίες όσο το δυνατόν πιο κοντά στην αρχή του email σου, ώστε να διασφαλίσεις ότι ο παραλήπτης σου θα τις διαβάσει πραγματικά.
Εάν τα μηνύματά σου εκτείνονται σε περισσότερο από μία ή δύο παραγράφους, ενδέχεται να μην διαβαστούν στο σύνολό τους.
Τελείωσε το email σου, έτσι ώστε να είναι σαφές τι περιμένεις από τον παραλήπτη και πότε.
Αν δεν είσαι συγκεκριμένος/η, πιθανότατα δεν θα λάβεις την απάντηση ή τη δράση που χρειάζεσαι.
Αν θέλεις μια γνώμη ή μια άδεια, ζήτησε τη. Αν χρειάζεσαι κάτι μέχρι την Τρίτη, πες το.
Τέλος, χρησιμοποίησε βεβαιώσεις παράδοσης μόνο όταν στέλνεις ένα κρίσιμο μήνυμα που απαιτεί να γνωρίζεις πότε ένα μήνυμα έχει ληφθεί και διαβαστεί. Είναι ένα σχετικά επεμβατικό εργαλείο που θα μπορούσε να ενοχλήσει τους συναδέλφους/πελάτες σου.
Λαμβάνοντας υπόψιν σου τα 5 παραπάνω βήματα, δες εν συντομία τη βέλτιστη δομή ενός επαγγελματικού email:
1. Φρόντισε το θέμα να είναι σαφές.
2. Μην ξεχνάς την υπογραφή σου.
3. Ο χαιρετισμός σου να είναι επαγγελματικός.
4. Απόφυγε τα χιουμοριστικά στοιχεία.
5. Κάνε έναν έλεγχο για ορθογραφικά λάθη.
6. Μην υποθέσεις ότι ο παραλήπτης γνωρίζει σε τι αναφέρεσαι.
7. Να απαντάς σε όλα τα email που λαμβάνεις.
Ένα ευχαριστήριο επαγγελματικό email πολλές φορές συνηθίζεται να κλείνει με τη φράση “ευχαριστώ εκ των προτέρων”. Ευχαρίστησε κάποιον αφού κάνει την ενέργεια που επιθυμείς, ακριβώς επειδή αυτή η φράση εννοεί ή υπονοεί, ότι ο παραλήπτης θα κάνει οπωσδήποτε αυτό που ζητάς.
Ειδικά αν ο παραλήπτης δεν σου χρωστάει ή δεν είναι υποχρεωμένος να κάνει κάτι για εσένα, δίνει σχεδόν πάντα αρνητική εντύπωση.
Πολύ λίγοι άνθρωποι ξέρουν τα μυστικά ενός επιτυχημένου επαγγελματικού email.
Παρά την επιτυχία των εφαρμογών άμεσης επικοινωνίας, όπως το WhatsApp ή το Messenger, τα email παραμένουν ένας βασικός πυλώνας του επαγγελματικού κόσμου.
Τα σεμινάρια marketing της skg.education σε βοηθούν να αναπτύξεις τις γνώσεις σου στους σύγχρονους τυπικούς και άτυπους κανόνες του επαγγελματικού περιβάλλοντος.
Μπορείς επίσης να κατεβάσεις τα δωρεάν ebooks μας με θέματα που αφορούν στο career coaching, την πληροφορική και το μάρκετινγκ!
Ο ιδρυτής και Career Coach της skg.education. Ως έμπειρος Hiring Manager, ο Χέρμαν σου δίνει τις καλύτερες συμβουλές για το βιογραφικό, τη συνέντευξη και την καριέρα σου!